СДЭК HR: чат-боты на 30% разгрузили рекрутеров

Результаты

• Автоматизировали найм сотрудников в 26 городах

• Разработали централизованную систему коммуникации для обработки 8000 чатов в месяц

• Освободили 10-12 рабочих часов в неделю для каждого из 15 сотрудников

• Снизили процент потерь качественных кандидатов из-за несвоевременного звонка или пропущенного напоминания

• Уровень удовлетворенности сервисом 4,7 из 5

О компании

Сервис грузоперевозок «СДЭК» работает в 67 тысячах городов по всему миру, ежедневно обрабатывая 300 000 отправлений. Для обеспечения работы таких объемов в компании работает более 25 тысяч сотрудников.

Задача

• Разгрузить рекрутеров на этапе рутинной коммуникации с кандидатами

• Снизить процент потерь качественных кандидатов из-за несвоевременного звонка, пропущенного напоминания

Исходная ситуация

В зону ответственности руководителя отдела подбора входит 24 города. 16 рекрутеров обрабатывают заявки и сопровождают весь процесс от начала до конца:

1. Находят резюме на самых разных сайтах поиска работы — HeadHunter, Superjob, Хабр Карьера, Авито Работа, Rabota.ru и другие;

2. Добавляют кандидатов в «Хантфлоу»;

3. Курируют каждый этап взаимодействия, отслеживают шаги по воронке подбора, помогают человеку не потеряться:

• Приглашают на групповое интервью, тестовый день, трудоустройство;

• Отправляют напоминания абсолютно всеми способами: мессенджер, СМС-сообщения, голосовые и просто звонки;

• Консультируют, если что-то пошло не так.

В среднем в человеко/часах в неделю уходило 10-12 часов на рекрутера, в день — 1,5-2 часа. 3-4 точки контакта с каждым соискателем.

Пример:

Чтобы пригласить 40 человек на групповое интервью, 20 человек на тестовый день и 8 на трудоустройство, нужно каждому кандидату позвонить минимум 2 раза.

Итого (40+20+8) * 2 = 136 звонков

Решение

Запустить чат-бота, который снизит операционную нагрузку, возьмет постоянные действия на себя. СДЭК ранее неудачно обращался в другую компанию, которая за полгода не смогла его полностью реализовать, и пришел к нам.

Этапы работ

Разработали трех чат-ботов для СДЭК, которые работают с кандидатами по основным массовым вакансиям:

1. кладовщики

2. водители-курьеры на личном легковом автомобиле

3. водители-курьеры на личном автомобиле Газель

Логику разрабатывал сам заказчик в соответствии с корпоративными стандартами и процедурами подбора. Для крупных компаний это наиболее правильный метод, который позволяет комфортно интегрировать новую автоматизацию в существующие схемы работы.

Наша роль состояла в грамотной и оптимальной разработке технического решения. За 3 недели мы прошли от подготовительного этапа до запуска всех трех ботов. Сначала сделали пилот на небольшом объеме, протестировали и потом расширили функционал и объем кандидатов.

Закрепили персонального менеджера, чтобы клиент мог быстро, просто и с максимальным комфортом развивать автоматизацию. Он находится на связи в течение всего времени сотрудничества в формате 24/7.

Как работают чат-боты СДЭК

Чат-бот подключается с момента, когда данные кандидата попадают в Хантфлоу.

1. Статус «Новый кандидат».Чат-бот забирает всех клиентов которым присвоен статус «Новый» и рассылает им сообщения. Если человеку интересно предложение и он отвечает «Да», тогда бот предлагает пройти тестирование.

2. Статус «Бот одобрил/не одобрил».

   Если тест пройден и кандидат подходит, то статус меняется на «Бот одобрил». Если нет — «Бот отказал». Снова меняется статус в Хантфлоу и передается анкета по кандидату непосредственно рекрутеру. Но на этом работа не заканчивается.

3. Статус «Телефонное интервью недозвон».

   Выставляется, если сотрудник не смог дозвониться кандидату. В этом случае человеку уходит уведомление «Не дозвонились», а подключенный бот актуализирует степень заинтересованности кандидата.

4. Статус "Групповое интервью приглашен".

   Когда рекрутер лично пообщался с кандидатом и перевел его на этот этап, чат-бот СДЭК отправляет данные о вакансии, дату, адрес и время, когда мы ожидаем кандидата на встречу с рекрутером. Сообщение кандидату приходит 2 раза: в момент изменения статуса и за 2 часа до собеседования.

5. Статус «Тестовый день приглашён».

   Если обе стороны заинтересованы в дальнейшем взаимодействии, рекрутер меняет статус на «Тестовый день приглашён», выбирает дату и время. После этого наш бот подхватывает кандидата и высылает ему уведомление с кнопками «Приду», «Не приду». Соискатель выбирает вариант, и статус уходит обратно в Хантфлоу. Для рекрутера записывается комментарий, а кандидату приходит напоминание, когда нужно прийти на тестовый день.

6. Статус «Приглашен на трудоустройство».

   Если тестовый день прошел успешно, то претендентам делаем рассылку, в которой есть две кнопки — «Приду», «Не приду». Кандидат выбирает, и статус передается обратно в Хантфлоу. Бывают отказы, по ним отслеживаем, кто из соискателей появился вновь, дозваниваемся, отправляем смс. Если рекрутер меняет статус, то кандидату приходит сообщение-уведомление.

7. Статус «Отказ» — в случае если претендент не прошел отбор по объективным причинам. Рекрутер может изменить статус, и кандидат получит сообщение-уведомление об отказе.

Подключение чат-бота не отменяет живое общение, но заранее снимает многие вопросы. К моменту созвона с рекрутером кандидат будет более «теплым» и лояльным, так как будет знать, что ему позвонят. Это тоже облегчает процесс подбора.

Развитие проекта

Наша команда уже реализовала два успешных проекта с курьерской компанией СДЭК. Сначала оптимизировали работу с исходящими уведомлениями , затем автоматизировали обработку входящих обращений. Поэтому СДЭК снова выбрал нас. Клиент остался доволен результатами и сейчас прорабатывает новые идеи для сотрудничества. Идей много, потому что в каждой компании есть трудоемкие процессы, которые можно упростить с помощью автоматизации.

Мы обязательно расскажем об этом в следующих кейсах.

«Оффер принят | Flomni»

Телеграм-канал для HR-профессионалов 🚀
Узнайте, как с помощью чат-ботов и AI повысить эффективность массового найма и адаптации

Вступить